Réussir ses réunions : comment y assister, les organiser et les présider ?

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Les réunions sont généralement tenues suivant une cadence régulière en vue de concertation, d’évaluation, de redressement, d’étude ou d’une remise en question des manières de faire ou d’agir. Cette fréquence dépend du rang hiérarchique de la partie organisatrice et des participants. Ainsi, une entreprise n’a pas la même stratégie qu’une association, une O.N.G, un syndicat, un parti politique. Pour réussir ses réunions il faut tout d’abord savoir qu’il n’y a pas que l’objet de la rencontre qui les démarque les uns des autres : la taille du groupe est un critère différenciateur des types de réunion. Un nombre restreint des participants permet à chacun de prendre la parole et d’instaurer même un échange interindividuel. Par contre, dans un groupe plus large, il est rare qu’on nous accorde une chance égale pour intervenir.

Réussir ses réunions est un travail en commun où chaque partie apporte sa pierre à l’édifice. L’essentiel c’est que les participants à la réunion doivent s’imprégner de la culture d’entreprise, adopter une conduite favorisant l’échange et le partage, respecter leurs rôles et s’ouvrir sur les autres. En général, les personnes habituées à prendre part à des réunions sont conscientes de ce qui est attendu d’elles. Toutefois, il ne faut pas toujours exclure des déviances qui peuvent compromettre la rencontre. Certaines personnes peuvent ne pas s’empêcher de transgresser les règles en vigueur en adoptant de fâcheuses habitudes.

Le président ou l’animateur de la réunion

Qu’il soit un chevronné ou un néophyte, celui qui se prépare à présider une réunion s’attachera à argumenter d’une façon cohérente, s’acharnera à convaincre et à influencer son auditoire. Son positionnement lors de la réunion dépend de sa place dans la hiérarchie et du savoir qu’il a sur le sujet à débattre. Il peut, en fonction des circonstances, être le seul locuteur ou se réserver le rôle d’animateur (c’est le cas des consultations auprès des spécialistes de diverses disciplines, la gestion des conflits, la résolution des problèmes, le recueil d’informations détenues par les participants). L’ordre du jour fournit des renseignements sur l’attitude que doit se permette l’animateur. Elle est soit :

  • Directive quand il s’agit de donner des instructions, formuler des recommandations, transmettre des consignes ou annoncer des décisions ;
  • Semi-directive quand il est question de programmer des activités, d’élaborer un plan de travail, d’envisager des scénarios possibles d’évolution ;
  • Non-directive ou latitudinaire quand nous avons affaire à une résolution des problèmes, du recueil des données.

Quelle que soit la posture prise par l’animateur, celui-ci ne doit pas manquer de délicatesse et de courtoisie afin d’inciter chacun à soumettre sa proposition et écouter celles des autres. Il doit faire preuve de professionnalisme en excusant certaines digressions tout en ménageant le moment opportun pour ramener les participants à l’essentiel. Un animateur qui a du talent sait composer avec des groupes hétérogènes dont les membres présentent des profils psycho-sociaux les plus divers.

Les 12 comportements observables au cours d’une réunion

Selon la grille d’Herman, le comportement du le participant, tout comme celui l’animateur, peut prendre 12 formes différentes, pour réussir ses réunions il est nécessaire d’être au fait de ces attitudes :

  1.  Organisateur : facilite le travail, reformule, explicite, fait avancer le contenu, propose un plan, propose une méthode, cherche à concilier, cherche à harmoniser les différences.
  2. Constructif : prend part au contenu, amorce, propose des idées nouvelles, offre son opinion personnelle, donne son point de vue, son adhésion en vue d’un choix.
  3. Analyseur : observe le groupe comme de l’extérieur, fait des commentaires sur sa marche.
  4. Enquêteur : demande de nombreuses informations au risque de se perdre dans l’investigation.
  5. Médiateur : pousse les membres du groupe à l’unité, essaie de faire disparaître les conflits ou les différences, essaie de trouver les points d’accord.
  6. Suiveur : n’apporte pas d’éléments nouveaux, fait de son mieux pour coopérer au travail du groupe.
  7. Hétérocentré : attentif aux besoins du groupe, tient compte de l’opinion des autres, soucieux de la bonne marche du travail du groupe.  
  8. Égocentré : utilise le groupe pour se faire valoir, mobilise l’attention sur lui, cherche à dominer le groupe.
  9. Ralentissant : revient en arrière, montre du découragement, entraîne les membres du groupe dans des explications inutiles.
  10. Opposant : prend le contre-pied, résiste, s’oppose et bloque.
  11. Passif : présent du corps seulement, suit sans manifester de réactions, attend que la réunion soit terminée.
  12. Parasite : Manifeste ouvertement un manque d’intérêt, dévie sur autre chose, s’écarte du sujet ou de l’objectif.

Ses comportements sont classés selon un ordre d’efficience. Les attitudes les plus recommandées sont numérotées de 1 à 4. Les trois comportements (de 5 à 7) ne sont pas négligeables alors que de 8 à 12,  il est question des conduites nocives.

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Réussir ses réunions en tant que participant

Le comportement des participants détermine la qualité de la réunion. Ils peuvent faire preuve d’un engagement indéfectible à réussir cette rencontre, comme ils peuvent la saboter. Les organisateurs des réunions comprennent cet enjeu et travaillent constamment à y faire face.

Nous pouvons nous demander maintenant quelles règles devons-nous suivre pour assister comme il se doit à une réunion. Pour cela, nous avons réuni pour vous un ensemble de démarches à accomplir :

  1. Exigez que vous soyez prévenu à l’avance du jour de la tenue de la réunion et du l’ordre du jour afin que vous puissiez préparer à l’avance les points à évoquer ;
  2. Faites tout votre possible pour ne pas arriver en retard ;
  3. Ne critiquez pas systématiquement les interventions de chaque participant de façon à entraver le développement de la pensée des autres ;
  4. Ne vous abritez-vous pas derrière l’avis des autres, n’hésitez pas à afficher votre position ;
  5. N’interrompez pas un  locuteur, demandez d’abord la parole ;
  6. Favorisez la confrontation des points de vue ;
  7. Evitez les préjugés et évitez les commentaires négatives de type : « il n’y a rien à dire », « c’est une perte de temps ».

Réussir ses réunions en tant qu’organisateur

La réussite de la réunion dépend en grande partie des préparatifs nécessaires à sa réalisation. Toute réunion doit absolument s’articuler préalablement sur les questions suivantes :

  1. Quoi ? (l’objet de la réunion)
    • Quel sujet ?
    • Quel est le contenu ?
  2. Pourquoi ? (l’objectif de la réunion)
    • Pourquoi au juste cette réunion ?
  3. Pour qui ?
    • Quelle est la taille du groupe ?
    • Qui sont les personnes à convoquer ?
    • Qui doit occuper le rôle de président ou d’animateur de la réunion ?
  4. Dans quelles circonstances ?
    • Quand ? (date, heure, durée)
    • Où ? (la salle, ses caractéristiques)
  5. Par quels moyens ? (tableaux, ordinateurs, data show…selon le mode de communication envisagé).

Le bon organisateur prend en considération ces paramètres, il travaille sans relâche, en collaboration avec d’autres personnes de son choix, à prévoir des difficultés et les scénarios possibles pour les aplanir.

Pour préparer efficacement votre réunion, vous devez :

  • Laisser aux oubliettes l’éventualité des réactions prévisibles et contrôlables. Sachez toujours que la possibilité de fluctuation des opinions et de la pluralité des conduites se profile toujours à l’horizon ;
  •  Ajuster le temps de la préparation en fonction de la nature et l’objet de la réunion (une réunion prévue pour l’étude d’un projet nécessite une préparation minutieuse par rapport à celle dont l’objectif est de rappeler à l’ordre des employés) ;
  • Envoyer des convocations aux personnes convoquées. Assurez-vous qu’elles arriveront à destination dans un délai raisonnable ; 
  • Vous assurer de la disponibilité et la commodité de l’espace réservée à la tenue de la réunion (la salle doit être choisie en fonction de la taille du groupe, l’emplacement des tables en «l» ou en «U » joue également un rôle primordial dans le choix de la posture adéquate) ;  
  • Prévoir le temps imparti à la séance et le mode de communication convenable ;
  • Penser à vous doter d’un microphone s’il s’agit d’un groupe dépassant 20 personnes ;
  • Vous disposer du matériel nécessaire et vérifier son fonctionnement ;
  •  Établir le schéma du déroulement de la réunion (ordre du jour, exposition, distribution des tours de parole,  temps réservé à chaque communication).

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